Как написать письмо в организацию. Нюансы и образец составления гарантийного письма от физического лица на предоставление юридического адреса. Бланк письма организации

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса: образец 2020 с перечнем обязательных требований — чтобы не осталось вопросов.

Подтверждение юридического адреса ООО при регистрации - стандартная процедура.

Гарантийное письмо на юридический адрес не фигурирует в , без которых нельзя , но налоговая тем не менее письмо запрашивает.

Вам понадобится образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса чтобы минимизировать вероятность отказа в регистрации бизнеса по причине недостоверности указанных сведений. Этот лист выражает согласие собственника (арендодателя) помещения на регистрацию бизнеса по данному адресу и подтверждает, что аренда площадей не вредит интересам третьих лиц. Типового бланка письма нет, однако найти образец гарантийного письма от собственника помещения труда не составляет.

Гарантийное письмо от арендодателя на юридический адрес в обязательном порядке содержит следующую информацию:

• Реквизиты арендодателя, если это юрлицо, или паспортные данные, если арендодатель - лицо физическое.
• Наименование ИФНС, в которой пройдет регистрация ООО.
• Адрес помещения и характеристики.
• Наименование регистрируемого ООО и Ф. И. О. руководителя.
• Согласие на передачу помещения в пользование по договору аренды.

Оформив гарантийное письмо при регистрации ООО по образцу, попросите арендодателя оставаться на связи по указанному номеру, чтобы сотрудник регистрирующего органа убедился в правдивости договорённостей.

Форма гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

1. Если гарантийное письмо собственника о предоставлении юридического адреса оформляет юрлицо, запросите документ на фирменном бланке, чтобы в полной мере соблюсти деловой этикет. Если гарантийное письмо на юридический адрес выдаёт физическое лицо, достаточно грамотного соответствия образцу.
2. В случае, когда ООО регистрируют в квартире руководителя, подтверждают юридический адрес согласие собственника помещения и (по требованию отдельных инспекций) согласие прописанных в помещении лиц.
3. И к согласию собственника жилого помещения, и к гарантийному письму для регистрации юридического адреса прилагается копия свидетельства права собственности.
4. Даты проставлять не обязательно, поскольку срок действия у гарантийного письма о предоставлении юридического адреса законом не ограничен.

Гарантийное письмо на юридический адрес: образец для ООО

Вы не испытаете сложностей с оформлением гарантийного письма, если заполните его по образцу:

Оформив гарантийное письмо для регистрации ООО, собственник помещения не обязан заключать с учредителем договор аренды и имеет право пойти на попятную. Важно понимать, что гарантийное письмо от собственника о предоставлении юридического адреса подтверждает исключительно сам факт согласия на регистрацию ООО по данному адресу, ничего более.

Гарантийное письмо на юридический адрес

Обязательным условием регистрации в налоговом органе вновь создаваемого юридического лица является наличие его юридического адреса, который будет внесен в Единый государственный реестр юридических лиц.

Юридический адрес местоположения организации во-первых определяет ее территориальную привязку к определенному налоговому органу, в который будет сдаваться отчетность, и во-вторых - вся официальная корреспонденция будет поступать на этот адрес.

Обычно вновь создаваемое юридическое лицо не имеет своего помещения, которое может быть зарегистрировано в качестве юридического адреса. В настоящее время существует практика предоставления собственниками помещений вновь создаваемым юридическим лицам юридического адреса для прохождения его регистрации в налоговом органе.

Также этой услугой пользуются действующие организации, которые по тем или иным причинам хотят сменить свой юридический адрес.

Для успешного прохождения регистрации вновь создаваемого юридического лица или замены юридического адреса в налоговый орган должно быть предоставлено гарантийное письмо от собственника помещения.

Гарантийное письмо. во-первых, оформляется на бланке организации - собственника помещения, в котором должны быть отражены все его реквизиты: адрес местонахождения, ОГРН, ИНН, телефоны для связи, а также наименование органа, в который предоставляется данное письмо.

Гарантийное письмо должно содержать обязательство собственника помещения предоставить вновь создаваемому юридическому лицу конкретный юридический адрес для его регистрации по указанному адресу с указанием фирменного полного наименования регистрируемой организации.

Подписывать Гарантийное письмо должен руководитель предприятия, имеющий право распоряжения собственностью.

К гарантийному письму прилагается копия правоустанавливающего документа (свидетельство на собственность), а также копия поэтажного плана.

Если юридический адрес предоставляет физическое лицо - собственник квартиры, то Гарантийное письмо оформляется также как и юридическое лицо с обязательным приложением копии свидетельства на жилую площадь.

Такое Гарантийное письмо может предоставлять только собственник квартиры.

Дополнительно посмотреть

Образец гарантийного письма

от собственника помещения - юридического лица

Образец гарантийного письма

от собственника помещения - физического лица

Как физическому лицу ответить на официальное письмо юридического лица?

Диссидент из Техаса Просветленный (35698) 2 года назад

Начинаешь просто со слов: "В ответ на Ваше письмо (заявление, запрос) от (дата) за №. сообщаю следующее. " Со следующей строки с красной строки излагаешь суть дела.

Саша Балабуз Искусственный Интеллект (132266) 2 года назад

Форма такая

В левом верхнем углу (отступить 10см. от верхнего среза листа).

Должность получателя

Название организации, где работает получатель

Фамилия получателя, его инициалы (в родительном падеже). Перед фамилией пишете "Г-ну (Г-же) "

Пропустить одну строчку

Адрес получателя

В правом верхнем углу на той же строчке, на к-рой должность получателя-дата отправки Вашего письма.

Пропускаете 3 строчки и пишете С ЛЕВОЙ СТОРОНЫ под реквизитами получателя:

Свою фамилию, инициалы в именительном падеже

Ниже, пропустив строчку, свой домашний адрес.

Пропускаете 2 строчки и пишете: "На Ваш № 1811-БЛ от 28.09.12" (понятное дело, что без кавычек).

Пропускаете еще одну строчку и пишете уже текст ответа на письмо. При этом старайтесь избегать местоимение "Ваш", "Ваше", "Вашим", а пишите название организации, из к-рой отправили Вам письмо. Причём пишете ее от 3-го лица.

Пропускаете 2 строчки и расписываетесь, а рядом правее пишете сначала свои инициалы и за ними свою фамилию.

Если нужно приложить какие-то документы, то пропускаете 3 строчки и под подписью пишете: "Приложение. "-название приложения. Если это копия, то пишете "Копия такого-то документа-. экз. ". Если копий несколько, то нумеруете каждую и пишете о каждой одну строчку под другой.

Конверт: в НИЖНЕМ правом углу повторяете "шапку" получателя в той же последовательности, как в письме. Свой адрес-на обратной стороне конверта.

Письмо отправляется ТОЛЬКО заказное, с уведомлением о вручении и под отдельную квитанцию.

И еще: не забудьте сделать копию своего письма.

Юридические аспекты

Гарантийное письмо на юридический адрес образец от собственника для регистрации ООО. Форма. Содержание. Юридическое и практическое значение при регистрации юридического адреса.

Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника для регистрации ООО - это фактически первый и единственный легальный (за исключением свидетельства на право собственности), юридический документ, в котором будущий арендатор (покупатель юридического адреса) и арендодатель (в нашем случае это продавец юридического адреса), юридически оформляют свою договоренность о том, что в случае наступления определенных юридически значимых событий (регистрация юридического лица), стороны заключат действительный договор аренды. Форма и образец гарантийного письма могут быть различны. Обычно, государственные органы осуществляющие регистрацию юридических лиц не слишком придираются к форме этого документа, однако, чуть ниже я приведу полностью юридически выверенный и грамотно составленный образец гарантийного письма от собственника нежилого помещения, который следует предоставлять в 46 МИФНС для регистрации юридического адреса.

С точки зрения закона

Справедливости ради сразу отмечу, что даже одно только такое требование предоставить гарантийное письмо в 46 МИФНС для проверки законности предоставления юридического адреса, уже само по себе является прямым нарушением закона со стороны сотрудников 46 МИФНС (регистрирующего органа по городу Москве). Данный документ не входит в закрытый перечень необходимых и обязательных документов, подаваемых в налоговую инспекцию, и уж тем более от наличия или отсутствия гарантийного письма не может ставиться в зависимость сам факт регистрации юридического лица!

В принципе, желающие могут подать на инспекцию в суд и со 100% вероятностью дело выиграют, но стоит ли пол года жизни хождения по юридическим и судебным кабинетам удовольствия от этой маленькой победы над системой? Ответ каждый выбирает сам, но я как юрист с многолетним стажем, привыкла давать советы, которые максимально облегчают жизнь моих доверителей. Так что мой вам совет - просто доверьтесь профессионалам от регистрации, и давайте вместе с вами выполним этот маленький каприз налоговиков. Я обещаю вам, что выполним мы его правильно, и регистрация вашего юридического лица пройдет максимально быстро и комфортно прежде всего для вас.)

Давайте мы с вами сейчас условно договоримся, что исходя из реалий практики правоприменения, подача гарантийного письма для проверки юридического адреса и дальнейшей беспроблемной регистрации юридического лица обязательна&hellip)

Подробнее о гарантийном письме

Вообще, сама юридическая природа гарантийного письма изначально значительно более широка и повсеместно применяется в деловом обороте, но сейчас я не стану вдаваться в юридические дебри, и мы будем говорить о гарантийном письме исключительно в разрезе интересующего нас вопроса - подтверждение юридического адреса собственником. Т.е. это когда собственник нежилого помещения (офиса), одновременно гарантирует будущему арендатору, что договор с ним он заключит, а в реалиях нашего бизнеса на первый план вообще выходит значение гарантийного письма именно как письменного подтверждения от собственника для регистрирующего органа (46 МИФНС) своего согласия с тем, что вновь создаваемое юридическое лицо правомерно указало адрес его помещения в качестве своего адреса места нахождения (юридического адреса).

Важность, а фактическая обязательность прикладывать гарантийное письмо от собственника на момент подачи регистрационного дела в налоговую инспекцию особенно остро встала в последние годы. Не секрет, что налоговая инспекция еще со времен СССР продолжает пытаться заставить предпринимателя прописаться по какому-либо конкретному юридическому адресу, и с упорством лучшего применения, примерно раз в один - два года вспоминает об этом и выдвигает все более абсурдные требования и способы борьбы с компаниями, которые она (налоговая инспекция) считает однодневками. Вот и последние пару лет, вспомнив про эту мифическую борьбу, МИФНС решило, что такой документ как гарантийное письмо от собственника, предоставленное еще до момента принятия решения о регистрации юридического лица, должно стать панацеей.

Конечно же, никакое гарантийное письмо для целей этой святой борьбы не имеет и никогда не имело ни малейшей практической пользы. Ну да ладно. Мы люди не ленивые. Нужна им еще одна бесполезная бумага - хорошо. Нам не составит большого труда подготовить ее и подписать у собственника юридического адреса.)

Еще раз подчеркну, что никакие гарантийные письма, а также иногда ряд других документов, кроме тех, которые указаны в Федеральном законе N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей". Глава IV, статья 12, налоговики требовать не имеют права по закону. В том числе и любые документы и проверки т.н. юридического адреса!

Теперь определимся с формой. Что представляет собой гарантийное письмо и что конкретно оно гарантирует? В широком смысле, гарантийное письмо - это деловое письмо, содержащее в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-либо действий или соблюдение определенных условий (например, сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги). Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения сторонами сделки определенных обязательств.

Если рассматривать это понятие в разрезе регистрации юридических лиц, то гарантийное письмо - это документ, предоставляемый собственником арендуемого помещения и гарантирующий размещение организации по данному адресу после ее регистрации.

Гарантийное письмо каждый собственник юридических адресов обычно составляет самостоятельно, но лично я рекомендую придерживаться именно моей формы гарантийного письма в налоговую.

Гарантийное письмо может заверяется печатью и обязательно подписью собственника. Многие собственники стараются сделать свои документы уникальными и заметно отличающимися от гарантийных писем коллег, чтобы таким образом минимизировать возможность подделки документов на свой юридический адрес.

Я, Явлинский Григорий Алексеевич, являясь управляющим (собственником) помещением на основании доверенности от тридцать первого декабря две тысячи двенадцатого года (зарегистрированной в реестре нотариусом города Москвы Петрова Петра Петровича за №7-312), выданной собственниками нежилого помещения (свидетельство на право собственности на часть здания 23-ЖЗ № 123456 от 01 января 2012 года), Собчак Ксении Анатольевны и Новодворской Валерии Ильинишны. настоящим сообщаю о нижеследующем:

Формы официальных писем от физических лиц

Аннулирование услуги

Письмо предоставляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Продление регистрации домена, находящегося в процессе удаления

Письмо предоставляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Передача прав на администрирование доменов другому лицу

Письмо направляется Администратором домена в ООО "Релком. ДС". Передача прав на домены (подтверждение намерения принять домены)

Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" лицом, которому передаются права на администрирование доменов. Смена Регистратора. Передача домена на обслуживание из ООО "Релком. ДС" к иному Регистратору

Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Смена Регистратора. Передача домена на обслуживание в ООО "Релком. ДС" от иного Регистратора

Письмо направляется Администратором домена в ООО "Релком. ДС". Внесение изменений в идентификационные данные физического лица

Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Смена пароля доступа к Системе регистрации доменов

Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Согласие на обработку персональных данных

Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Согласие на использование персональных данных в поисковых системах

Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена.

Внимание!

В случае если письмо от физического лица направляется в офис ООО "Релком. Деловая сеть" по почте или с курьером, то подпись на письме должна быть удостоверена официальным лицом какой-либо организации (например, ДЭЗ, отдел кадров по месту работы), и к письму следует приложить копию общегражданского паспорта физического лица (стр. 2-3, 4-5)

В случае если письмо доставляется в офис ООО "Релком. Деловая сеть" физическим лицом лично, то письмо принимается при предъявлении общегражданского паспорта.

В этом случае письмо должно быть подписано физическим лицом.

В случае если письмо доставляется в офис ООО "Релком. Деловая сеть" представителем физического лица, то к письму должна быть приложена нотариально оформленная доверенность на право представителя (доверенного лица) совершать все необходимые действия, связанные с администрированием доменов.

В этом случае письмо должно быть подписано доверенным лицом.

ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил основные значения понятий, которые мы далее будем использовать:

• адресат - реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
• реквизит документа – элемент оформления документа.

Дополнительно необходимо обратить внимание на новый термин атрибут , который активно применяется при работе с электронной научно-технической документацией и рассматривается как обязательная составная часть реквизита документа. Правила оформления реквизита «адресат», установленные ГОСТ Р 6.30-2003, предусматривают различные варианты его оформления – в них по-разному оформляются или не оформляются основные атрибуты реквизита «адресат».

И, наконец, термин адресат необходимо отличать от устаревшего понятия адресант , которое тем не менее упоминается в приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) в значении автор , т.е. отправитель документа (и прежде всего письма ).

Поскольку переписка занимает обычно более 80% в объеме документо­оборота организаций, правила оформления реквизита «адресат» рассмотрим на примере официальных служебных писем, которые составляются в бумажной форме и направляются получателю в основном по почте.

В процессе ведения переписки руководители, сотрудники и служба делопроизводства организации должны учитывать следующие факторы:

• технологический , который означает, что организация будет направлять свое письмо через отделения почтовой связи или прибегая к услугам компаний, которые занимаются доставкой корреспонденции. Эти компании и Почта России в процессе доставки действуют как независимые третьи лица. Составляя письмо, нужно учитывать, как оно будет пересылаться, упаковываться, что порядок и последовательность оформления атрибутов почтового адреса устанавливаются Правилами оказания услуг почтовой связи, которые утверждаются постановлениями Правительства РФ и периодически обновляются;
• управленческий , т.к. в письме может фиксироваться:
  • конкретное управленческое решение, предложение, отчет или претензия – оно может быть адресовано в вышестоящую организацию или равностоящему партнеру, клиенту;
  • обязательное для исполнения поручение или нормативный правовой акт, который рассылается в подведомственные организации для исполнения или для сведения.
    То есть цель создания и содержание документа, место организации-автора в системе управления и отношения с получателем письма влияют на оформление реквизита «адресат». Кроме того, письмо должно направляться в ту точку (организация, должностное лицо, специалист, структурное подразделение), где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе, окончательно и по существу. Если у вас есть несколько вопросов / предложений к данной организации, не увязанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, то лучше написать каждому «конечному получателю» отдельное письмо. А если вы не знаете, кому «распишут» отработку ваших вопросов, то можете изложить их в письме на имя генерального директора или адресовать его в целом к организации;
• фактор этикета – необходимость соблюдения принятых правил вежливости с учетом конкретной ситуации делового общения, статуса и положения адресата (юридическое или физическое лицо, вышестоящая или подведомственная организация, письмо направляется в первый раз или постоянному корреспонденту и т.п.).

Бланк письма организации

Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:

• в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2 – Б.4) и
• Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п. 3.3.1 с приложениями).
  Организации уделяют большое внимание разработке бланка письма и даже включают его в книгу «фирменного» стиля, что совершенно справедливо, т.к. он является «лицом» юридического лица, формирует образ автора письма и впечатление о нем. Но дело не только в качестве бумаги и цветах краски, использованных для изготовления бланка. На бланке указываются полное и сокращенное наименования организации, организационно-правовая форма и подчиненность. Самое главное – проследить за правильным оформлением сведений об авторе, которые указываются на нем, перечислив все способы связи с автором . Во внешнюю среду это передает признаки устойчивости, готовности к контактам, открытость и «доброжелательность» организации.

Расположение реквизитов в бланке может быть:

• продольным (как в Примере 1) либо
• угловым :
  • центрированным (как в Примере 2) или
  • флаговым (атрибуты располагаются в той же боковой зоне, но текст каждой строки начинается от границы левого поля).

У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).

Атрибуты реквизита «адресат»

Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным . Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.

Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации , то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.

Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации» , то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Свернуть Показать

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

Если письмо адресуется сторонней равностоящей или нижестоящей организации , то в состав реквизита «адресат» письма можно включить почтовый адрес, который лучше отделить от наименования организации 1,5–2 межстрочными интервалами и начинать с маленькой буквы как предписывает ГОСТ Р 6.30-2003 (например, «ул.» или «пр.»):

Пример 7

Свернуть Показать

Если письмо адресуется руководителю организации, то в должность включается полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы:

Пример 8

Свернуть Показать

Если письмо адресуется руководителю организации, с которой коммуникация осуществляется не в первый раз, то почтовый адрес лучше не указывать.

Если письмо адресуется заместителю руководителя или иному должностному лицу (а не первому руководителю) , то допускаются варианты (с добавлением почтового адреса или без), и следует обратить внимание на падежи, межстрочные интервалы. Адресация должностному лицу всегда производится в дательном падеже; если же наименование организации отделено от его должности, то оно пишется в именительном падеже:

Пример 9

Свернуть Показать

Пример 10

Свернуть Показать

Если письмо адресуется структурному подразделению организации , то в реквизите «адресат» сначала указывают наименование организации (допускаются установленные сокращения), а уже потом – этого структурного подразделения в именительном падеже.

Межстрочный интервал в Примерах 7, 10 и 11 для разделения атрибутов реквизита «адресат» желательно делать для ускорения восприятия и вычленения информации получателем, но это не жесткое требование.

Пример 11

Свернуть Показать

Пример 12

Свернуть Показать

Если письмо адресуется руководителю структурного подразделения, то в реквизит «адресат» включается наименование организации (в именительном падеже), а наименование подразделения включается в полное наименование должности в дательном падеже:

Пример 13

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Этот способ предусматривает:

• на самом письме оформление обобщенного наименования адресатов;
• дополнительное составление отдельного списка на рассылку письма, в который включаются их конкретные наименования и почтовые адреса.

Пример 14

Свернуть Показать

Пример 15

Свернуть Показать

См. статью «Создание конвертов в MS Word », чтобы научиться настраивать свой адрес отправителя, быстро формировать множество конвертов по заданному шаблону и списку рассылки, украшать их фоном либо рисунком (предложены идеи для оформления конверта к 23 февраля и 8 марта

Список на рассылку или Лист рассылки формируется исполнителем письма на основании классификатора организаций и их адресов, который обычно накапливается в службе делопроизводства в результате выполнения операций регистрации документов (в СЭД или в таблицах Word, Excel). На каждом конверте, в который запечатывается каждый экземпляр письма, указывается конкретное наименование и адрес организации в соответствии со списком на рассылку. На основе этого списка печать информации на конверты может быть настроена автоматически даже через Word.

Необходимо обратить внимание, что этот способ применяется обычно вышестоящей организацией при рассылке писем своим подведомственным органам.

Однако если получателей одного письма не более 4-х , то все адресаты оформляются на самом документе, тогда можно обойтись без списка рассылки (слово «Копия» при этом перед 2-м, 3-м и 4-м адресатом не вписывается). Это ограничение по числу адресатов в одном письме устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 и здравый смысл. Адресование оформляется в этом случае в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «адресат» для каждого органа / организации, но подписываются все экземпляры такого письма как оригиналы, и каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется соответствующий конкретный почтовый адрес.

Данный способ адресации удобно применять, когда нужно уведомить о фактах нарушений, о значимых событиях прежде всего вышестоящие, контролирующие и регулирующие органы. Так все получатели увидят, кому еще было направлено данное письмо.

Пример 16

Свернуть Показать

Если письмо одинакового содержания (письмо-предложение, например) необходимо разослать нескольким «независимым» организациям , то каждое письмо лучше оформить в статусе оригинала, т.е. на каждом указать индивидуальный адресат. При этом регистрационные номера у этих писем будут разными.

Оформление реквизита «адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Первым атрибутом является фамилия в дательном падеже, затем идут инициалы и потом – почтовый адрес:

Пример 17

Свернуть Показать

При адресовании письма официальному лицу с указанием его должности, инициалы оформляются перед фамилией (см. Примеры 9, 10, 13), поскольку основная идентификация получателя осуществляется по наименованию должности. При адресовании письма частному лицу, его инициалы указываются позади фамилии (Пример 17), поскольку наша идентификация как граждан осуществляется прежде всего по фамилии. При оформлении фамилии и инициалов они разделяются пробелом, инициалы между собой пробелом не разделяются, т.е. «И.И. Иванову», но не «И. И. Иванову».

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна? См. ответ на вопрос «Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис? »

Чтобы не ошибиться при адресовании, на сайтах организаций необходимо выяснять точные почтовые адреса, Ф. И. О. и наименования должностей руководителей, другие сведения, которые помогут наилучшим образом установить коммуникацию на первом этапе восприятия документа. Подобную информацию можно попробовать получить и у секретаря, почерпнуть из документов, полученных от этой организации.

Особое внимание уделяйте использованию прописных и строчных букв в наименованиях организаций и должностей. Нормы русского языка предполагают написание должности со строчной (маленькой) буквы, но конкретная высокая должность может писаться и с заглавной буквы, если это предусмотрено учредительными документами и локальными нормативными актами организации-получателя. Обращайте внимание на эти тонкости.

Фактор этикета

Обращение – условная этикетная фраза, речевая формула, которая выражает уважение и доброжелательное, вежливое отношение к адресату. Его рекомендуется заканчивать восклицательным знаком , подчеркивающим значимость и вопроса, и обращения к данному человеку.

Обращаются чаще всего по имени-отчеству (Пример 18), гораздо реже – по должности (Пример 20). Второй вариант носит строго деловой характер и используется при обращении к лицу, занимающему высокое должностное положение в государственных и муниципальных органах, крупной организации. Еще реже обращаются по фамилии без инициалов (Пример 19) – это подчеркивает «дистанцию», официальность отношений автора и адресата, скорее характерно для переписки с частным лицом.

Пример 18

Обращение по имени-отчеству

Свернуть 20

Еще один способ особо уважительного отношения к адресату проявляется в «этикетной рамке»: «Глубокоуважаемый....» – «С глубоким уважением,» , которая применяется при обращении к вышестоящей персоне (председателю совета директоров, руководителю вышестоящего органа власти или управления и т.п.), а также в случае оформления поздравлений, например с юбилейной датой.

Обращение «Дорогой...» даже в случае поздравлений адресата должно употребляться с осторожностью, т.к. в официальных отношениях все-таки должна соблюдаться некоторая управленческая дистанция.

Обращение «Многоуважаемый» в настоящее время считается устаревшим, избыточным – не соответствующим нормам современного делового стиля русского литературного языка .

Особые правила обращения постепенно сформировались при работе с обращениями граждан . В ответ на их письма «лучшие практики» государственных органов и органов местного самоуправления рекомендуют следующие речевые формулы:

Пример 22

Свернуть Показать

Но независимо от вопроса, поднятого в обращении гражданина, от ситуации (конфликт, жалоба или обращение по личному вопросу, в первый раз или повторное и т.п.), по-прежнему универсальной формулой обращения к гражданам является обращение по имени и отчеству (как в Примере 18).

Коммерческие организации при переписке с клиентами и рассмотрении их жалоб могут руководствоваться такими же рекомендациями.

Для въезда иностранца на территорию, находящуюся под юрисдикцией правительства РФ, потребуется приглашение от физического или юридического лица. Оно составляется с оглядкой на требования законодательной базы и зависит от цели путешествия (учеба, туризм, деловые контакты).

В каких случаях может потребоваться документ

Резиденты РФ, готовящиеся к приезду иностранца, должны уточнить особенности получения визы, условия посещения страны. Это обязательный момент, так как для различных государств действуют разные правила.

Ряд государств (в основном, участники СНГ) имеют с Россией внутренние соглашения, по которым иностранцу для приезда не требуется гарантийное письмо от резидента РФ. Они могут пересечь границу по внутренним национальным паспортам (Украина, Беларусь, Казахстан), загранпаспортам (Молдова, Таджикистан, Азербайджан).

В целом, документ потребуется в таких ситуациях:

• иностранец направляется в Россию на работу по приглашению российской фирмы;
• приглашенное лицо является подданным государства, с которым у России отсутствуют безвизовые договоренности.

Подданным других государств, с которыми у России установлен визовый режим, потребуется приглашение (бланк гарантийного письма для приглашения иностранцев берется в УФМС). При этом нужно помнить, что сложнее всего оформить приглашение гражданам государств, где наблюдается неблагоприятная экономическая обстановка, военная или террористическая активность, высокий уровень миграции.

Основные требования к составлению

Законодатель предусматривает единый стандарт заполнения гарантийного письма. Процесс оформления документа сопровождается множеством нюансов. Прежде чем приступить к процедуре, необходимо изучить на следующие правила:

• прохождение процедуры сопровождается расходами. Принимающей стороне придется оплатить пошлинный сбор в 800 рублей;
• образец гарантийного письма для приглашения иностранного гражданина единый, утверждается законодательно;
• если иностранец приезжает в сопровождении членов семьи, нужно указывать данный факт в документе. Согласно ст.13.2 ФЗ-115 «О правовом положении иностранных граждан в РФ», в качестве членов семьи выступают супруг/супруга (если брак имеет официальный статус), дети и супруги детей, родители, бабушки/дедушки и внуки;
• гарантийное письмо для приглашения иностранца обязано содержать ключевую информацию о приезжем. Заявителю потребуются паспортные реквизиты иностранца, свидетельство о рождении ребенка (если иностранный подданный путешествует с ним);
• оформление гарантийного письма предполагает установление ответственности для принимающей стороны. В первую очередь она проявляется в предоставлении актуальной и правдивой информации. Если заявитель уличен в попытках намеренного обмана миграционного органа, для него гарантированы негативные последствия в виде штрафных санкций, принудительных работ или тюремного заключения на период от 6 месяцев до 2 лет;
• для физлиц, выступающих приглашающей стороной, обязательно предоставление данных финансового характера (банковская выписка, справка о доходах). Размер необходимого финансового обеспечения зависит от конкретного региона, информационные нюансы следует уточнить в УФМС.

Если после заполнения ходатайства поменялись обстоятельства, в результате чего информация нуждается в корректировке, нужно написать или обратиться лично в миграционный орган, уведомить об измененных обстоятельствах. Это позволит минимизировать риск запрета на въезд из-за недостоверных сведений.

Если физическое лицо намеревается пригласить в гости родственников или знакомых, имеющих гражданство другого государства, ему нужно быть готовым к тому, что миграционные службы потребуют взять на себя ответственность за гостя на все время его нахождения в России.

Ряд граждан может приезжать в Россию без гарантийного письма. Их приглашать не надо. Потому заранее стоит изучить перечень государств, подданные которых могут свободно посещать Россию без необходимости оформления визового разрешения.

При подготовке образца гарантийного письма физическому лицу, выступающему приглашающей стороной, потребуется указать в заявлении следующие сведения:

• ФИО начальника УФМС по месту регистрации, полное наименование территориального подразделения УФМС;
• паспортные реквизиты заявителя, включая данные о месте постоянной регистрации;
• адрес проживания (если он не соответствует месту постоянной приписки);
• контактные данные для последующей связи (номер телефона, электронная почта);
• паспортные реквизиты иностранного гражданина;
• личные данные приглашенного, включая дату рождения и наименование государства, гражданином которого он является.

Кроме того, гарантийное письмо от физического лица учитывает обязательства принимающего по обеспечению (в том числе материальному) гостя из-за границы. Принимающая сторона будет нести ответственность за предоставление жилья, медицинскую помощь и финансовые затраты на время поездки. Также российский гражданин будет нести ответственность за соблюдение правил визового режима. Любые нарушения условий гарантийного письма влекут ответственность в виде штрафа в 40-50 тыс. рублей.

Принимая гарантийное письмо от юрлица, законодатель подразумевает, что принимающая сторона в полной мере примет на себя обязательства касательно приглашенного иностранца. Готовность возложить на себя ответственность отображается в бланке письма, который необходимо отправить на имя руководителя ФМС в регионе, где зарегистрировано и работает юридическое лицо.

При подготовке письма в нем следует обозначить просьбу и сведения следующего типа:

• наименование компании, адрес регистрации;
• реквизиты юрлица (должны заполняться сведения ИНН и т.д.);
• сведения регистрационного характера, включая дату и номер регистрации фирмы в специальной учетной книге;
• паспортные реквизиты приглашенного лица;
• миграционная карта, выдаваемая таможней;
• указание гражданства конкретного государства.

Также в письме указывается, что фирма обязуется зарегистрировать иностранца в строго утвержденные сроки и готова поддерживать его финансово, отвечать за соблюдение правил миграционного регламента. В отдельных ситуациях в письме нужно указывать, что фирма предоставляет иностранцу рабочее место, и приложить к документу контракт (приглашение на работу иностранного гражданина от работодателя). Неисполнение условий, утвержденных законодателем, наказывается штрафом в размере 400-500 тыс. рублей.

Для приглашающей стороны оформление гарантийного письма предполагает ряд обязательных условий и обязательств, накладываемых законодателем. Направляя ходатайство на приглашение иностранных граждан, принимающая сторона автоматически обязуется:

• предоставить иностранцу жилое помещение на время поездки (указывается конкретный адрес предполагаемого места проживания, аренда или безоплатное проживание);
• обеспечить приглашенному качественную медицинскую поддержку на время поездки в виде договора о платных медуслугах или медицинского полиса;
• финансово поддерживать иностранца, включая оплату въезда и выезда, питания, проживания и обеспечения досуга.

Неисполнение или неправильное исполнение обязательств, предусмотренных действительной законодательной базой, влечет за собой штрафные меры относительно принимающего лица.

Что писать в каждом пункте: подробный разбор

Письмо от физлица предполагает указание следующих данных в заявлении на приглашение иностранного гражданина:

1. Наименование подразделения УФМС, ФИО руководителя, на имя которого передается запрос.
2. Паспортные реквизиты принимающего (ФИО, данные прописки, дата выдачи паспорта).
3. Данные об иностранце (ФИО, год рождения, номер паспорта, дата выдачи документа).
4. Адрес предполагаемого места проживания.
5. Дата оформления ходатайства, личная подпись заявителя.

Если принимающей стороной признается фирма или организация, потребуется дополнить обращение данными такого характера:

1. Наименование организации, почтовый индекс и адрес регистрации.
2. Регистрационные сведения ООО (регистрационный номер, КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).
3. Подтверждение факта, что принимающая сторона зарегистрирована как юрлицо, уплачивает налоги, является русским резидентом.
4. Данные уполномоченного лица (ФИО, подпись руководителя фирмы, печать организации).

В отдельных ситуациях при приглашении иностранных работников на нужно предоставить дополнительные приложения – подтверждение наличия рабочего места, гарантия от работодателя трудоустроить приезжего.

Куда необходимо предоставить гарантийное письмо

В соответствии с требованиями ФЗ-373 от 16.05.2011 года, оформление, выдача приглашения, продление осуществляется в МВД России. Гарантийное письмо предоставляется в ГУ МВД по месту проживания принимающей стороны вместе с необходимым сопроводительным перечнем документации и ходатайством.

Оформляя документы для въезда на территорию России иностранного лица, необходимо тщательно проверять все данные, чтобы потом не возникло проблем.

В последние десятилетия стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем. На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?». Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Официальное или – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

• не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
• пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
• (при наличии печати у отправителя)
• составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
• не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Пару слов о реквизитах и общем содержании документа

Официальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам. К типовым реквизитам официального письма относятся:

• полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина
• сведения об , КПП, и ОКУД (для организаций)
• адрес и всевозможные контакты отправителя
• аналогичная информация об адресате
• непосредственно суть послания
• дата его составления
• и печать (для организаций)

Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.

Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.

1. Четко и понятно для адресата.
2. Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
3. Аккуратно, лаконично и грамотно.

В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.

Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:

Виды официальных писем

Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:

• , отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
• Письма-просьбы
• Запросы
• Приглашения на мероприятия
• Приглашения к сотрудничеству
• Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
• Коммерческие предложения
• Требования
• Инструкции
• Рекламные и информационные письма

По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания. Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.

Особенности оформления и передачи послания адресату

В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

• аккуратности
• полном соответствии нормам делопроизводства
• целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.

Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

• по Интернету в электронном виде
• через почту
• посредством курьера или даже лично

Передача официальных писем – поле обширное. Выбрать удобный послания смогут все отправители.

На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.

Напишите свой вопрос в форму ниже