Фотография рабочего дня специалиста. Как и для чего составляется фотография рабочего времени? Что собой представляет фотография рабочего времени

Нормирование труда — это вид деятельности по управлению производством. Оно направлено на определение необходимых затрат времени для достижения определенных результатов труда. На основании полученных данных рассчитывается размер зарплаты трудящихся (оклада и доплат, надбавок стимулирующего характера), а также стоимость услуг, оказываемых организацией.

Нормирование труда является важным элементом системы управления персоналом организации. С его помощью возможно установить необходимость:

• повышения эффективности использования трудового потенциала работников;
• оптимизации их численного состава;
• иных возможных изменений, учитывая специфику конкретной организации, а также ситуацию на рынке.

Кто такой хронометражист

Трудовую деятельность любого специалиста, особенно если это производственный процесс, можно разделить на операции и элементы. Цель привлечения в организацию хронометражиста — разработать нормативы основного и дополнительного времени, проверить обоснованность норм выработки, определить и впоследствии закрепить наиболее рациональный режим работы для данного подразделения организации.

Этот работник должен обладать определенными навыками и знаниями, в частности, знать, как изучать трудовой процесс, какие именно хронометражные наблюдения подойдут в данном случае, порядок их проведения, уметь обработать и проанализировать результаты своей работы. Уметь пользоваться приборами для фиксации затрат рабочего времени. Понимать основы физиологии и психологии труда, разбираться в организации труда.

Как следует из названия, в обязанности этого работника входят хронометражные наблюдения выполнения отдельных элементов операций технологического процесса. Измеряя, обрабатывая и анализируя трудовой процесс, хронометражист получает данные, которые ложатся в основу нормирования отдельных операций.

Результатом работы хронометражиста является аналитический отчет по результатам наблюдений. На его основе отбираются наиболее рациональные элементы операций для включения их в нормативы времени, можно проследить, где происходят потери рабочего времени, установить причины их возникновения и дать заключение о необходимых затратах времени, а также предложить мероприятия по устранению потерь рабочего времени.

Осовремененной сутью этой должности является так называемая фотография рабочего дня, когда сами работники в течение определенного времени ведут временной учет операций по своей работе. Потом все это анализируется, и делаются выводы относительно затрат на ту или иную операцию трудового процесса.

Как определить нормы труда

Нормы труда определяются с помощью хронометража. Перечислим основные процедуры в организации хронометража рабочего времени:

• готовится форма документа, в которую будут вноситься результаты хронометража. Для конкретной должности или трудовой функции может составляться определенная форма;
• организуется сбор данных. Его проводит наблюдатель, который следит за выполняемой работой сотрудника и вносит информацию о его трудовой деятельности в подготовленную форму;
• проводится систематизация данных, которые были получены в процессе проведения хронометража.

Рабочий процесс анализируют на основе стандарта выполняемой работы. Выбираются оптимальные варианты технологии работы, организации рабочего места, позволяющие получить наилучшие результаты труда. Также пересматривается режим работы и отдыха трудящихся.

По окончании процедуры работодатель устанавливает необходимые нормы труда для нормальной работы организации.

Как создать фотографию рабочего дня

Работодатель может разработать свои правила и порядок определения нормирования труда. Одним из вариантов определения норм труда является фотография рабочего места.

Она представляет собой систему изучения затрат рабочего времени, которое требуется работнику для выполнения определенного объема работ. При этом на практике выделяют различные виды «фотографирования»: индивидуальную (т. е. одного работника), групповую (группы работников), самофотографию.

Образец групповой фотографии рабочего дня

В случае составления самофотографии эта работа проводится самим сотрудником. В течение всего трудового дня он должен вносить в отдельный документ информацию о видах работ, на которые было потрачено его рабочее время (обязательно указывается временной отрезок). Также вписываются данные о затратах времени на личные нужды и о потерях рабочего времени (например, проблемы с оборудованием или связанные с ожиданием клиентов). После этого проводится анализ полученных результатов (с помощью составления графиков и подсчетов). Форму документа, в который будут заноситься результаты наблюдения, работодатель может разработать самостоятельно.

Бланк индивидуальной фотографии рабочего времени

Фотография рабочего времени позволяет руководителю установить, сколько фактически работникам необходимо времени для выполнения определенной задачи, рационально ли они используют свое рабочее время.

Подобный инструмент выявит непродуктивные затраты рабочего времени и наладит тайм-менеджмент.

Порядок проведения фотографии рабочего времени должен быть закреплен в локальном нормативном акте организации (например, в инструкции). Ее следует утвердить приказом и ознакомить с документом всех работников под личную подпись. В инструкции нужно указать, что фотография производится только по специальному указанию руководителя.

Фотография рабочего дня – это способ фиксации потерь рабочего времени и эффективности использования кадровых ресурсов, позволяющий максимизировать качество труда работников и минимизировать затраты, а также решить множество дополнительных организационных вопросов в деятельности предприятия. При этом ознакомиться с подробностями проведения данной процедуры следует каждому работодателю и кадровому специалисту, так как данный инструмент обладает множеством преимуществ. Пример заполнения фотографии рабочего дня может послужить хорошим образцом для внедрения её в любой организации.

Что такое фотография рабочего дня и зачем она нужна

Фотография рабочего дня не имеет ничего общего с процессом создания фотоснимков и фотографическим искусством. Это – сугубо кадровый термин, используемый для оптимизации и контроля затрат рабочего времени персонала.

Сама по себе фотография рабочего дня представляет собой процесс контролирования и измерения всех затрат рабочего времени сотрудника в течение определенного периода времени . При этом проводится фиксация всех без исключения действий работника – наиболее эффективным является метод поминутного контроля с занесением в соответствующий бланк фотографии рабочего дня. Следует отметить, что законодательство никак не регламентирует данную процедуру, поэтому все особенности её проведения могут устанавливаться работодателем самостоятельно.

К целям осуществления фотографии рабочего дня можно отнести:

• Нахождение наличествующих потерь рабочего времени, их измерение и последующее принятие определенных кадровых решений для их устранения и оптимизации затрат трудовых ресурсов.
• Фиксация сведений для последующего проведения оптимизации обустройства рабочих мест и помещений.
• Создание исходной базы данных для последующего введения различных трудовых нормативов, реорганизации рабочего времени.
• Поиск причин невыполнения сотрудниками их должностных обязанностей и структурный анализ трудового дня на предприятии.

При этом порядок проведения фотографии рабочего дня подразумевает осуществление её в несколько этапов:

• Подготовительный этап. Он подразумевает общее определение целей, с которыми осуществляется фотографирование рабочего времени, а также устанавливает непосредственные объекты наблюдения и регламентирует все последующие действия работодателя и ответственных лиц.
• Проведение наблюдения . Это – непосредственно процедура фотографии рабочего дня выбранных объектов наблюдения, реализуемая в соответствии с разработанной программой.
• Обработка результатов и их анализ . Это – заключительный этап фотографии рабочего дня, который, тем не менее, является важнейшим в данной процедуре, так как именно он позволяет впоследствии предпринимать определенные организационные и кадровые решения возникших проблем и проводить оптимизацию труда.

Рассмотреть каждый из вышеупомянутых этапов следует более подробно по отдельности.

Как подготовить проведение фотографии рабочего дня

Прежде, чем непосредственно проводить фотографирование рабочего дня, работодателю следует провести значительное количество подготовительных процедур, иначе весь процесс может оказаться бесполезным или малоэффективным. При этом подготовительный этап должен в любом случае предусматривать решение индивидуальных для каждого предприятия вопросов. Однако, вне зависимости от того, как именно будет проводиться фотография рабочего дня, чаще всего подготовительный этап будет включать в себя следующие мероприятия:

Подготовительные мероприятия могут отличаться для различных структурных подразделений предприятия, для различных целей проведения фотографии рабочего дня. Работодатель сам вправе определять используемые методы и цели проведения означенной процедуры и изменять её под собственные нужды.

Проведение фотографии рабочего дня – особенности и нюансы

Проводя фотографию рабочего места, работодатель должен учитывать, что данный процесс не идеально отображает фактическую ситуацию на предприятии. В первую очередь следует отметить, что при краткой длительности фотографии, сотрудники могут специально приспособиться для демонстрации лучших результатов, чем практические, а соответственно проведенная оценка не даст ожидаемых результатов и не сможет быть впоследствии заложена в процедуру улучшения эффективности организации труда. Эту особенность работодателям и ответственным за фотографию рабочего дня лицам следует учитывать в первую очередь.

Немаловажным моментом является и тот факт, что фотография рабочего дня сама по себе может поднять эффективность деятельности предприятия – это связано с вышеописанной особенностью таковой процедуры. Ведь работники, понимающие, что каждое их действие контролируется, чаще всего работают эффективнее, чем при отсутствии контроля.

Непосредственное проведение фотографии рабочего дня следует начинать с фактическим началом рабочего дня. Поэтому ответственный за её проведение специалист должен прибыть раньше, чем анализируемые работники. В фотографию рабочего дня включаются все периоды трудовой деятельности работника, начиная от приготовления к труду и заканчивая процедурами его окончания. Однако в некоторых случаях может быть целесообразным проведении фотографии лишь в отношении отдельных промежутков времени.

Следует отличать метод хронометража рабочего времени от метода фотографии рабочего дня. В первом случае замеряются исключительно циклические и одинаковые процедуры для выявления и установления общих нормативов выпуска товарных изделий или оказания одинаковых услуг, а во второй ситуации – оцениваются общие затраты рабочего времени на протяжении дня в комплексном виде.

Во время проведения процедуры, проверяющие лица должны быть оснащены необходимыми подготовленными бланками и строго фиксировать каждое действие сотрудника. Однако следует помнить, что на время предусмотренных законодательством перерывов и в случае, если работодатель предоставляет сотрудникам дополнительные перерывы в рамках рабочего времени – учитывать таковые промежутки времени в качестве потерь трудовых часов и минут нельзя.

Обработка и анализ фотографии рабочего дня

На основании полученной в ходе фотографии рабочего дня информации, работодатель, кадровик или руководитель отдела или предприятия может предпринимать определенные действия, направленные на реализацию изначально поставленных перед данной процедурой целей. Методики воздействия будут зависеть как от изначальных целей, так и от результатов фотографии рабочего дня, особенностей деятельности конкретной организации и имеющихся ресурсов. Так как работодатель получит полную структуру временных затрат, он может предпринять различные решения для улучшения показателей бизнеса, а именно:

Далеко не всегда наличие потерь рабочего времени свидетельствует о неэффективном управлении кадрами. Так, некоторые должности при фотографировании рабочего времени могут продемонстрировать большое количество часов, в которые они не занимаются своими обязанностями. Наиболее актуальны такие ситуации для сотрудников ремонтных и экстренных служб на предприятии – ведь пока они не работают, это значит, что в организации нет проблем.

В процессе работы с персоналом менеджеру часто приходится прибегать к использованию различных методов и инструментов. Один из них – «фотография рабочего дня».

Что это такое и цель ее проведения?

«Фотография рабочего дня» (или «фотография рабочего времени» , «хронометраж рабочего времени» ) – это изучение, насколько рационально расходует рабочее время конкретный сотрудник, отдел или бригада в целом. Происходит это с помощью непрерывного наблюдения, измерения и подробного фиксирования всех временных затрат на любое действие, операцию, перекур и т.д. в течение одного рабочего дня (смены).

Основная цель использования инструмента «фотография рабочего дня» — выявление резервов для повышения производительности труда.

Задачи, решаемые с помощью «фотографии рабочего дня»:

• Выявление временных потерь в течение рабочей смены, анализ вызываемых их причин
• Определение объемов и темпов выполнения заданий (выпущенной продукции и пр.)
• Получение данных для расчета нормативов (время обслуживания рабочего места, перерыв на отдых и т.д.)

Способы проведения «фотографии рабочего дня»:

• При помощи заранее установленной видеоаппаратуры

«Плюсы» способа: люди, не проинформированные о ведущейся съемке, будут вести себя естественно.

«Минусы»: для последующего анализа результатов необходимо сделать расшифровку видеозаписи на бумаге (время, действие человека).

• Личное наблюдение сотрудника службы персонала

«Минусы»: сотрудники, не понимая, зачем нужна «фотография рабочего дня», подозревая, что работодатель просто «копает» под них, и боясь санкций (особенно снижения заработной платы), ведут себя неадекватно. Либо крайне агрессивно, либо чересчур старательно, либо вообще отказываются приступать к работе под бдительным взглядом «фотографа». В результате чего полученные данные становятся необъективными.

Поэтому, прежде чем приступать к исследованию, советуем провести разъяснительную работу среди персонала предприятия.

• «Самофотографирование» — сотрудник самостоятельно описывает каждое свое действие

Этапы проведения «фотографии рабочего дня»:

• Подготовка
• Проведение исследования в течение выбранного отрезка времени + последовательное фиксирование всех действий объекта наблюдения
• Анализ результатов
• Разработка мероприятий, направленных на улучшение ситуации и ликвидацию потерь рабочего времени

«Фотография рабочего дня». Образец и порядок работы

Оформление

Для проведения исследования заранее приготовьте бланк, куда будете заносить полученную информацию. Что он в себя включает?

Исходную информацию:

• Дата проведения «фотографии рабочего дня»
• ФИО сотрудника
• Наименование должности и отдела (место работы)

Таблицу с четырьмя колонками:

• Что наблюдалось (любое действие сотрудника, событие и т.д.)
• Текущее время (часы, минуты)
• Продолжительность (в минутах)
• Индекс затрат

В первой строчке таблицы обязательно укажите время начала наблюдения, в последней — окончания.

Как фиксировать информацию?

Специально обученный сотрудник службы управления персоналом следит за сотрудником и записывает на бланке действие и время (заполняются первая и вторая колонка). Например,

Сотрудник Иванов Олег Михайлович

Менеджер по работе с корпоративными клиентами, коммерческий отдел

Время начало наблюдения — 9.00

Приход на рабочее место — 9.00

Совещание с руководителем отдела — 9.05

Звонок клиенту — 9.15

Разбор электронной почты – 9.22

Чтение и редактирование договора — 9.33

Выход из кабинета по личным делам – 9.45

Общение по телефону с сотрудником службы доставки – 9.52

Оказание помощи новому клиенту в составлении заявки – 9.58

Звонок клиента – 10.15

Перекур – 10.23

Составление коммерческого предложения – 10.29

Завершение наблюдения – 18.00

Дальнейший порядок работы

Затем заполняется третья колонка бланка, то есть подсчитывается затраченное на каждое действие время (в минутах). И четвертая – проставляется индекс затрат согласно единой системе классификации затрат времени (таблица «Индексация затрат рабочего времени»).

Составляется сводка одинаковых затрат и балансов рабочего времени (и фактического и нормального). Полученные данные рассчитываются и анализируются. Делаются выводы.

«Фотография рабочего дня» — нужный инструмент на любом предприятии!

Проведение «фотографии рабочего дня» позволяет решить многие проблемы, максимально оптимизировать рабочий процесс. С ее помощью выявляются устаревшие или ошибочные нормы, уровень загруженности сотрудника, отдела или бригады в целом. А по ее результатам можно провести перераспределение обязанностей, увеличить производительность труда, усовершенствовать нормы, а может и выплатить премию.

«Фотография рабочего дня» кроме хронометража работ, позволяет провести анализ взаимоотношений между службами организации и оптимизировать бизнес-потоки.

Для точного определения пунктов должностной инструкции, анализа загруженности, а также эффективности работы любого сотрудника, может использоваться фотография рабочего дня. Пример заполнения вы найдёте ниже в этой статье.

Известно, что все трудовые ресурсы должны работать с максимальной эффективностью. Для каждый его механизм должен работать как часы. И если обычному линейному персоналу нужно соблюдать установленные нормы времени, то как проследить за работой инженерно-технического звена?

Способ отследить загруженность работника

Эту задачу можно решить, используя

Данный инструмент позволит понять, есть ли у рабочего свободное время, или он полностью отдаётся трудовому процессу. Но даже если он не имеет ни минуты отдыха, используя приведённый далее пример заполнения фотографии рабочего дня, можно запросто определить, каков у него коэффициент полезного действия.

Как составить и кто этим должен заниматься?

Можно использовать либо собственных нормировщиков, которые есть на всех крупных предприятиях, либо воспользоваться услугами частных компаний по нормировке и стандартизации. Однако выполнять какую-либо работу своими силами всегда дешевле, тем более что разобраться в этом вопросе, используя пример заполнения фотографии рабочего дня, приведенный ниже, не составляет труда.

Для тех, кто хочет пронормировать бухгалтера, инженера или любого другого сотрудника, следует перед фотографией ознакомиться с должностной инструкцией, распорядком рабочего дня, а также основными направлениями работы.

Делать это нужно для того, чтобы человек, подлежащий исследованию, не смог ввести нормировщика в заблуждение. Ведь смысла у замеров, при которых рабочий специально замедляет или останавливает рабочий процесс, просто нет.

При составлении можно ориентироваться на утверждённые общегосударственные нормы

Перед тем, как использовать пример заполнения фотографии рабочего дня, приведённый далее, стоит познакомиться с разработанными и утверждёнными нормами на выполнение тех или иных работ. Хотя на сегодняшний день есть некоторые нормы, которые действуют ещё со времён Советского Союза. Конечно, на общее время ориентироваться не нужно, но поочередность действий, состав работ и использование вспомогательных материалов очень пригодятся при формировании новых замеров.

Рассмотрим конкретный пример заполнения фотографии рабочего дня:

Для определения эффективности проведенного сотрудником времени на работе применяется много методов, одним из самых действенных является карта фотографии рабочего дня. Суть данного метода заключается в том, что за определенным сотрудником устанавливается непрерывное наблюдение и проведение соответствующих измерений в течение рабочего дня его временных затрат на все проведенные им действия.

Основной целью является выявления нерационально потраченного времени сотрудником по результатам проведения анализа составленной фотографии рабочего дня и корректировка его рабочего дня, что может увеличить производительность его труда. А проведение такой процедуры по всем сотрудникам может повысить общую производительность фирмы.

Данный метод направлен на решения следующих основных задач:

• Выявления фактического баланса использования в течение рабочего дня временных ресурсов.
• Выявление фактического объема выработки продукции (изделий), в том числе темпы производства в течение рабочей смены.
• Определение потерь рабочего времени и анализ причины их возникновения
• Получение первичных сведений для разработки нормативов временного периода обслуживания агрегатов и рабочего времени, подготовительно-заключительного времени.
• По результатам проведенной оценки можно составить должностные инструкции и выявить недостаток или переизбыток рабочих кадров.

Проведение систематизации, последующего анализа полученных сведений поможет скорректировать используемого времени передовым и отстающим сотрудникам, выявить несоответствие действующим норм в организации, рационализировать составы бригад и рабочих групп, в том числе усовершенствовать схему распределения труда при подряде бригад, а также позволит выявить или уточнить сведения о почасовой выработке продукции или изделий.

В большинстве случаях основными проблемами может являться необоснованные траты рабочего времени сотрудников на длительные перекуры или кофе-брейки. Фотография рабочего дня позволит выявить руководителю тонкие места, которые можно рационализировать, что может помочь в чистке кадрового состава.

Возможно сотрудник, которые никогда ничего не успевает сделать, слишком много курит или постоянно общается не по рабочим вопросам. К тому же, оптимизация рабочего процесса может указать тонкие места в штатном расписании, ведь переизбыток сотрудников влечет к увеличению затрат, а нехватка, наоборот – к недополученной прибыли.

Исследование может быть следующего вида:

• Индивидуальным.
• Групповым.
• Бригадным.
• Самостоятельным.
• Путевым или маршрутным.
• Для рабочей смены многостаночника.

Порядок составления карты рабочего дня

Карта фотографии может составлять как лично работником, для самостоятельного выявления временных потерь и выявления необходимых ресурсов для увеличения производительность, так и определенным на это сотрудниками. Кроме того, ее могут составлять и компании осуществляющие аутсорсинг вашей трудовой деятельности при решении задачи увеличения доходности предприятия. Не принципиально, кто проводит данную процедуру, главное результат. Схема проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов:

• Проведение подготовительного процесса.
• Проведение процесса наблюдения за действиями определенного сотрудника (или группы) и последовательно регистрации осуществляемых ими действий и потраченного на каждое действие времени на протяжении всего рабочего дня.
• Осуществление анализа полученных данных.
• На основе проведенного анализа разрабатывается комплекс соответствующих мероприятий направленных на оптимизацию рабочего процесса за счет минимизации не целесообразно потраченного времени, расчет коэффициентов времени и проектирование нормативов рабочей смены.

Читайте также:

Заявление на увольнение по собственному желанию: как написать в 2019 году, как подать, можно ли не отрабатывать

При составлении карты необходимо учитывать регламентированные организацией время на перерывы, такие как обед, а также учитывайте потребность сотрудника в удовлетворении личных надобностей, такие как туалет, попить или покурить. Однако чрезмерное увлечение курением, как некоторые выходят через каждые 20-30 минут, скорее всего не целесообразны и ведут к нерациональному использованию рабочего времени.

Решением этой проблемы может быть установленные время регламентом организации на совершение перекуров, например, один раз в час. Такой подход позволит дисциплинировать работника, а в некоторых случаях допускает премирование некурящих.

Фотография рабочего дня пример заполнения и пустой бланк

Фотография рабочего дня бухгалтера пример заполнения .